Agendapunten
- Opening en welkom
- Presentatie van het Atlasproject door het Atlas Team
- Presentatie van de begroting, liquiditeitsbegroting en overige stukken door de penningmeester
- Vragen en bespreking
- Stemming en vaststelling uitslag
- Rondvraag
- Sluiting
- Borrel
Om 20:10 opent de voorzitter de vergadering maar eerst neemt hij een overleden lid in acht en er volgt een moment stilte ter nagedachtenis. Dan wordt het aantal deelnemers vastgesteld op 22 (later zal nog iemand aanschuiven, wat het totaal op 23 brengt). Ook wordt lidmaatschap deelnemers vastgesteld. Voorts wordt kort ingegaan op de misverstanden over, van, voor de verzonden stukken: per mail zijn per abuis conceptstukken aan leden verstuurd en per post de definitieve stukken. Opnieuw versturen was om technische redenen niet mogelijk. De voorzitter vertelt dat overwogen is om de Buitengewone Algemene Ledenvergadering (BALV) om deze reden uit te stellen. Na overleg binnen het bestuur is echter besloten om hiervan af te zien daar stukken inhoudelijk niet zodanig van elkaar verschilden om dat te hoeven doen. Vervolgens noemt hij de agendapunten en licht deze toe. Tenslotte volgt de mededeling dat het bestuur achter de uitgave van de Vogelatlas Amsterdam staat maar dat wegens de financiering, en de omvang van de daarmee gemoeide bedragen, een BALV nodig werd geacht.
- Er volgen geen vragen van deelnemers over de vastgestelde agenda.
De presentatielijst wordt doorgegeven en ondertekend.
Presentatie voortgang en status Atlasproject
Om 8:20 begint een van de redacteuren van de Vogelatlas van Amsterdam aan zijn presentatie. Bij deze presentatie gaat hij inhoudelijk in op de voortgang van het project. Daarbij toont hij diverse kaarten en illustreert aan de hand van enkele soorten de omvang, uniciteit en het belang van het project. Tevens bespreekt hij de methodiek, de input van leden (een lid wordt met name genoemd), het gebruik van datasets voor aanvullende gegevens en ook gaat hij in op vergelijkbare projecten uit het verleden.
- Vragen van leden met betrekking op inhoudelijke aspecten van de atlas worden beantwoord.
De redacteur toont tenslotte een voorbeeldpagina en de vormgeving en opmaak worden toegelicht. De fotoredactie wordt gepresenteerd. Tenslotte wordt ingegaan op het traject en de voortgang. De planning is eind februari of in maart volgend jaar de atlas klaar te hebben om aan te leveren voor de drukker. Volgend najaar zou de atlas gedrukt en geleverd moeten zijn.
Toelichting begroting
Om 8:50 bedankt de voorzitter de redacteur voor de presentatie en dan kondigt hij een van de andere redacteuren van de Vogelatlas van Amsterdam aan die de begroting zal gaan toelichten. Aan de hand van een geprojecteerd Excelsheet zet hij de verschillende bedragen uiteen. Daarbij benadrukt hij het belang van samenwerking met een professionele uitgeverij. Overigens zal een deel van de boeken verkocht worden door de uitgeverij. Verschillende uitgeverijen zijn in het voortraject benaderd. De wens was om 1500 à 2000 boeken te publiceren. Vervolgens bespreekt de redacteur de diverse kosten en licht deze toe. De begroting heeft het atlasteam ter beoordeling voorgelegd bij ervaringsdeskundigen, zoals een voormalig stadsecoloog. Hieruit concludeerde men dat het geen buitengewone begroting was.
De redacteur gaat daarna in op de verkoop, de presentatie, evenementen en inschrijvingen vooraf met korting. Ook bespreekt hij de ledenprijs. In de boekwinkel zal de uitgave tenslotte aangeboden worden voor een prijs van 29, 50 waarvan 40% naar de boekhandelaren gaat.
De begroting moet binnen 2/3 jaar na publicatie sluitend zijn. Restanten onverkocht mogen bij verkoop nadien niet meegenomen worden in de huidige begroting. Sponsoring wordt toegelicht. De Gemeente Amsterdam wil te zijner tijd de kaarten gaan gebruiken op haar website. Over de bijdrage van 5000,- euro van de Vogelwerkgroep zelf zal in deze BALV worden gestemd.
Presentatie liquiditeitsprognose
Om 9:00 neemt de penningmeester (PM) de presentatie over. Hierbij introduceert hij zichzelf (als nieuwe PM). In deze presentatie wordt de liquiditeitsprognose uiteengezet, opnieuw aan de hand van een projectie van Excelsheet. Daarbij wordt ingegaan op kosten die vooruitlopen op de baten.
Om 9:06 is de presentatie klaar en biedt de voorzitter aan de zaal aan om vragen te stellen.
Vragenronde
- Er volgt een vraag of de rekeningen betaald worden via de rekening van de Vogelwerkgroep. De PM beantwoordt positief.
- Dan is er een vraag over btw. Een redacteur beantwoordt dat er geen btw hoeft te worden geheven noch betaald omdat we een vereniging zonder winstoogmerk zijn.
- Er wordt een vraag gesteld over een pessimistische en een optimistische begrotingsvariant. Een redacteur antwoordt dat deze in het midden van huidige begroting zou vallen. De huidige begroting zou kunnen worden opgevat als een enigszins pessimistische, in ieder geval realistische begroting. Aan meerdere kanten zijn buffers toegevoegd.
- Een vraag volgt over eventuele winst en of deze terugvloeit in de kas van de Vogelwerkgroep. De voorzitter beantwoordt positief.
- Dan volgt een suggestie om eventuele winst te oormerken voor een nader te bepalen doel. De penningmeester beantwoordt deze vraag met de melding dat boekhoudkundige bestemmingen in lijn zijn met elkaar.
- Dan volgt een vraag over de hoedanigheid van twee sponsors. Deze vraag wordt door een redacteur naar tevredenheid beantwoord.
- Vervolgens een vraag over een som, deze wordt door een redacteur naar tevredenheid verhelderd.
- Op de vraag of meer sponsors moeten worden gezocht antwoordt een redacteur negatief: inmiddels zijn genoeg sponsors bereikt. De PM vult aan dat tussentijds meer sponsors zich hebben gemeld.
- De vraag of het moeilijk was de Gemeente (Amsterdam) bereidwillig te vinden tot sponsoring wordt bevredigend beantwoord door een redacteur. Er volgen nog enkele opmerkingen uit het publiek.
- Er wordt gevraagd naar de verhouding met de Gemeente Amstelveen en er wordt gesproken over de naam van de uitgave. Dit wordt naar tevredenheid besproken. Een redacteur voegt toe dat substantiële sponsors een specifieke plaats krijgen in de uitgave.
- Een redacteur zegt dat iemand van de Gemeente Amsterdam de inleiding zal schrijven. Wie is nog niet bekend.
De voorzitter sluit het mondelinge vragenmoment af.
Schriftelijke vragen
Koen leest de schriftelijk binnengekomen vragen voor.
- Een vraag is ingediend of het boek ook als pdf online wordt gepubliceerd. Een redacteur antwoordt dat pas na publicatie van het boek zal worden gekeken naar publicatie, deels of geheel, op internet. Vanaf het allereerste begin is dit in overweging genomen. Gedacht wordt aan een vorm analoog aan de landelijke Vogelatlas. Een redacteur voegt toe dat de drempel voor drukwerk tegenwoordig hoog is en dat je goed moet nadenken of je meteen een onlineversie publiceert (of pas enige tijd later).
- Er is ook een schriftelijke vraag over ervaringen binnen vergelijkbare projecten. Koen vertelt dat anderen hebben ervaren dat hun uitgaven snel waren uitverkocht.
- Een vraag van een deelnemer uit het publiek: Zijn er afspraken over vervolgdrukken (met de uitgeverij/drukkerij)? Een redacteur antwoordt dat dit samenhangt met de periode van verkoop maar ook met veranderende papierprijzen et cetera. Er zijn dus vooraf geen afspraken te maken over prijzen. Er wordt nog een opmerking gemaakt over variabele en vaste kostencomponenten, zoals de vormgeving. Een redacteur zegt dat over een dergelijke indeling niets is vastgesteld.
- Een deelnemer uit het publiek vraagt of de coronapandemie van invloed zou kunnen zijn op de verkoop. Een redacteur acht dat goed mogelijk. Opgemerkt wordt dat de oplage wellicht moet worden verhoogd naar 3000 stuks (i.p.v. huidige 1500?).
- Een schriftelijke vraag betreft het verlies bij verkoop nihil. PM beantwoordt: 5000,- euro.
- Een schriftelijke vraag betreft de benadering van sponsors zoals de Postcodeloterij. Een redacteur zegt dat dit niet meer relevant is.
- Een schriftelijke vraag volgt over de suggestie van een uitgeverij in België die benaderd zou kunnen worden. Een redacteur antwoordt dat gekozen is voor een professionele uitgeverij, onder meer omdat deze beschikt over een uitgebreid distributienetwerk.
- Vraag van deelnemer uit het publiek: Waarop is de verkoopprijs bepaald? Een redacteur antwoordt dat er vergelijkend onderzoek is verricht. Een opmerking wordt gemaakt dat de prijs aan de lage kant is. Een redacteur zegt dat de mening van de uitgeverij hierbij van belang was. Opmerkingen volgen dat het goed is om de prijs niet te hoog te maken en dat de ledenprijs genereus is. Een redacteur voegt toe dat lidmaatschap Vogelwerkgroep er (als extra) bij zou kunnen worden aangeboden.
- Een deelnemer uit het publiek vraagt of er ook een overzicht in het boek komt met de interessantste vogelgebieden. Een redacteur zegt dat dat er zeker in komt. De voorzitter vraagt of bij de vragen gefocust kan worden op de financiën.
*Een van de aanwezigen merkt op dat het een leuk project is en complimenteert het team. Dit krijgt navolging van overige deelnemers.
Stemming en besluitvorming
Voorzitter sluit om 9:30 de vragenronde en gaat over tot stemming en besluitvorming. Eerst verheldert hij de twee per abuis verstuurde varianten. Dan zet de voorzitter de regels voor het stemmen uiteen. Ook biedt hij een anonieme stemming middels briefjes aan maar dat blijkt niet nodig.
Uit de stemming volgt dat De Algemene Ledenvergadering van de VWGA, bijeen op 27 oktober 2021, na kennis te hebben genomen van:
– de begroting en liquiditeitsprognose van het VWGA-project “Vogelatlas van Amsterdam”;
– de algemene mondelinge toelichting zoals gegeven in de vergadering; en
– de mogelijke financiële risico’s voor de VWGA bij productie, drukken en verkoop van de atlassen;
unaniem besluit:
- akkoord te gaan met de Begroting en de liquiditeitsprognose van het VWGA-project “Vogelatlas van Amsterdam” en deze begroting en liquiditeitsprognose vast te stellen;
- Er volgt na stemming eerste punt nog een vraag van een deelnemer over de financiële reserves van de vogelwerkgroep en het risico bij falen project. PM noemt bedrag dat in kas is. De voorzitter vult aan dat zelfs indien de Gemeente (Amsterdam) zich terug zou trekken er nog geen man overboord is.
voorts unaniem besluit:
- de productie van de Vogelatlas van Amsterdam in juridische en financiële zin onder te brengen bij de VWGA; en
en tenslotte unaniem besluit:
- het bestuur van de VWGA te machtigen om het contract met de Uitgeverij Noordboek voor de productie van 750 exemplaren uit te onderhandelen (waar nog nodig) en te ondertekenen, en al datgeen te doen dat daar verder voor nodig is.
- Er komt een vraag over internetstemmers. De voorzitter antwoordt dat stemmen via internet niet mogelijk was in combinatie met een fysieke ALV.
Iedereen is akkoord plus ook de twee afgegeven machtigingen. Overigens hebben daarnaast nog zes leden gemeld dat zij akkoord gaan met de voorstellen maar niet op de vergadering aanwezig kunnen zijn.
De voorzitter stelt de resultaten van de stemming vast en feliciteert het atlasteam.
De voorzitter gaat over tot de rondvraag.
- Er wordt een suggestie gedaan om een abstract in Engels te publiceren bij de atlas. Dit wordt aangenomen.
- Er is een vraag of andere projecten van de Vogelwerkgroep lijden onder dit project. Dit wordt door de voorzitter negatief beantwoord.
De voorzitter sluit de vragenronde af.
De penningmeester biedt de deelnemers een print van de prognose aan.
De voorzitter sluit de vergadering en nodigt de geïnteresseerden uit voor de borrel.